ビジネスマナー～手紙の書き方
■手紙であることが誠意・熱意を伝える
ビジネスにおいては、これほど電話、ファックス、メールなどが発達した中でも、敢えて時間をかてて手紙を書き、要請を行ったり、物事をアピールしたり、考えを訴えたりする場面があります。
重要な局面などにおける手紙の有用性、つまり直筆による切々とした訴求力、誠心・誠意のアピールなど書簡の持つ力は、ビジネスの根底に人間対人間のコミュニケーションがある限り、無くならないものだと思います。
今回は、ビジネスにおける手紙の書き方について、形式的、外形的な面と、内容の面とに分けて、ご紹介します。
■ビジネスでの手紙の形式面の注意点
ビジネスでの手紙は、私信とは違ったビジネスマナーがあり、手紙というものの正式な書き方に則って書かないと、常識を疑われることになりますので、形式面でも十分な注意が必要です。
まず、手紙のビジネスマナーでの注意点は、字の大きさ、字間のバランスです。
また、住所は、「１－２－３」のように略して書くのではなく「一丁目ニ番三号」と正規の地番を書くようにします。
住所と肩書きは小さく、社名、名前はやや大きく書くのはビジネスマナーで手紙の常識です。
忘れがちですが「〆」と封じるのは略した形でマナー違反であり、「封」または「緘」（かん）と書きましょう。
■ビジネスでの手紙の内容面の注意点
ビジネスマナーにおける手紙の書き方で重要なのは用件を正確かつ明瞭、簡潔に伝えることです。
そのため、結論から先に書くことが原則であり、タイトルをつけて用件がすぐわかるようにすると良いでしょう。
用件に関する日時などの情報は全て正確に書かなければいけません。
手紙は複数の人が目にする場合がありますので、誰が呼んでもわかるよう具体的に、わかりやすく書きましょう。
目上の相手に出す場合が特にそうですが、会社名や相手の名前などが行末に来たり、２行にわたるのは失礼にあたりますので、改行などで行頭にくるように工夫をします。
逆に自分の名前などは行末に来るように配慮しましょう。
ビジネスマナーにおける手紙の大まかな構造についていいますと、
まずは前文ですが、｢拝啓｣といった頭語を入れ、時候の挨拶を書きます。
続いて、主文は、起こし言葉と本文とで構成します。
最後は末文となりますが、結びの言葉と結語を入れ、最後に後付け、日付、署名、宛名で完成となります。
手紙は、このように何かと面倒になりますが、それをきちんと行うことが手紙の良さ、有用性を発揮させることになりますので、手抜きをせずに社会人として正しく身につけておきましょう。
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