ビジネスマナー～メール
■読みやすさと機種依存文字を避けるのがポイント
事件で有名になったライブドア社の例を持ち出すまでもなく、電子メールはすっかり市民権を得、社用でも報告、連絡などの手段として広く利用されています。
メールのやり取りは、その特性から必ず文章として記録に残りますし、内容が明瞭でないとかえって理解を妨げる場合もあります。
メールでのマナーで注意するべきなのは、とにかく読み易くすること、それと、後述する機種依存文字を避けることの二つです。
■メールを読みやすくする
まず読みやすさについて整理して紹介しましょう。
一切改行がない文章は非常に読みにくく、また改行が多すぎるものも下に長くなるので、１行30字前後で改行すると良いでしょう。
題名には用件が一目でわかる内容を書きます。
例えば、打ち合わせの件でメールを送る場合には、打ち合わせの内容、あるいは中止であることを題名に明記しておきます。
長くなれば逆効果ですが、題名だけで用事を済ませるくらいの気持ちでいいでしょう。
そして本文は、長文にならないよう簡潔にまとめます。
どうしても長くなる場合は、本文の冒頭であらかじめ断っておいた方がいいでしょう。
文頭には○○様と相手の宛名を、文末には署名を入れます。
また、用件１つにメールは１通にしましょう。
基本的には丁寧な言葉を使いますが、初めてメールを送る人には特に丁寧にするよう心がけましょう。
始めて接触する人には、電話でさえ、姿が見えない同士のやりとりだということで、言葉遣いなどかなりの神経を使います。
ましてや、メールの場合は、声も姿も見えないのです。
ただ丁寧にすれば言いというのではなく、このような基本認識の持ち方がメールに限らず、良いマナーの源でしょう。
なお、添付ファイルがある場合、使用ソフトも含めて相手に確認をします。
■機種依存文字は使用を避ける
半角カナやローマ数字などは機種依存文字と呼ばれ、パソコンによっては正しく表示されませんので、機種依存文字の使用は避けましょう。
また、顔文字などの使用も相手に不快感を与えかねないので、ビジネスではもってのほかです。
メールの返信をする場合には、引用した文に｢>｣を入れることでわかりやすくなります。
また、引用文は必要な部分だけを抜き出すことで短くまとめることができます。
メールは人に見せるものですので、丁寧に書くよう心がけ、いろいろと工夫をしてみましょう。
このようにビジネスマナー関連の情報の紹介を行うことになると、普段でも関連する活字が前より眼につくようになりました。ビジネスマナーに関するインターネットの関連情報は、大変貴重なものです。ビジネスマナーについて関連の強いと思われるネット情報をピックアップして、これはというものをいくつか紹介したいと思います。
名刺交換のビジネスマナー
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